Sebagai pelaku UMKM, freelancer, atau pemilik bisnis, membuat faktur invoice adalah aktivitas penting yang sering terasa membingungkan. Invoice bukan hanya sekadar bukti transaksi, tetapi juga dokumen legal yang menentukan kejelasan pembayaran dan perlindungan bisnis Anda.

Kabar baiknya, Anda tidak perlu lagi pusing dengan membuat invoice manual di Word atau Excel. Dengan teknologi saat ini, Anda bisa membuat faktur invoice profesional dalam hitungan detik - gratis, cepat, dan tanpa perlu registrasi!

Apa Itu Faktur Invoice?

Faktur invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah disediakan dan harus dibayar. Invoice berfungsi sebagai:

1. Bukti Transaksi - Bukti bahwa transaksi telah terjadi
2. Dokumen Hukum - Perlindungan legal jika terjadi sengketa
3. Catatan Keuangan - Dasar pembukuan dan pelaporan pajak
4. Instrumen Penagihan - Pengingat kapan pembayaran jatuh tempo

Kapan Invoice Diperlukan?

Invoice diperlukan saat:

• Menjual barang secara kredit/tidak tunai
• Memberikan jasa (konsultasi, desain, programming, dll)
• Transaksi B2B (bisnis ke bisnis)
• Membutuhkan bukti pembayaran untuk pelaporan pajak
• Client meminta invoice untuk reimbursement perusahaan

Perbedaan Invoice, Faktur, Kwitansi, dan Nota

Banyak orang bingung dengan perbedaan istilah ini. Mari kita bedakan satu per satu:

Kapan Menggunakan Invoice vs Kwitansi?

• Gunakan Invoice jika pembayaran belum terjadi dan Anda ingin menagih
• Gunakan Kwitansi jika pembayaran sudah diterima
• Bisa Digabung dalam satu dokumen invoice yang memiliki bagian "kwitansi" di bawahnya

Contoh: Untuk proyek jasa dengan termin pembayaran, Anda bisa mengirim invoice untuk setiap termin, lalu memberikan kwitansi setelah client membayar.

Jenis-Jenis Invoice

1. Invoice Biasa (Commercial Invoice)

Invoice standar untuk transaksi perdagangan umum. Digunakan untuk:

• Penjualan barang
• Penyediaan jasa
• Transaksi domestik

2. Invoice dengan PPN 11%

Invoice yang mencantumkan pajak pertambahan nilai. Wajib untuk PKP (Pengusaha Kena Pajak) dengan omzet di atas Rp 4,8 miliar/tahun.

Rumus PPN:

PPN = Subtotal × 11%
Total = Subtotal + PPN

3. Faktur Pajak (Tax Invoice)

Invoice yang digunakan untuk pelaporan pajak resmi. Ini berbeda dengan invoice biasa:

• Harus dibuat melalui sistem e-Faktur DJP
• Memiliki kode unik dari DJP
• Untuk pelaporan PPh dan PPN
• Tidak bisa digunakan untuk transaksi kecil (<Rp 500 juta PTKP UMKM)

Catatan: Invoice generator kami adalah invoice biasa dengan PPN 11%, bukan faktur pajak resmi (e-Faktur). Untuk faktur pajak, silakan gunakan sistem DJP.

4. Proforma Invoice

Invoice sementara yang dikirim sebelum barang/jasa disediakan. Digunakan untuk:

• Memberikan estimasi biaya kepada client
• Approval harga sebelum transaksi
• Custom clearance untuk ekspor

Proforma invoice tidak mengikat dan dapat berubah.

5. Invoice DP (Down Payment)

Invoice untuk pembayaran uang muka. Biasanya digunakan untuk:

• Proyek konstruksi
• Pembelian besar yang dibagi beberapa termin
• Kegiatan di awal kerjasama

Komponen Wajib dalam Invoice

Berdasarkan praktik bisnis Indonesia dan ketentuan hukum, berikut 12 komponen wajib dalam invoice:

1. Nomor Invoice Unik

Format: INV/INV-{No}/{Bulan}/{Tahun} Contoh: INV-001/12/2025 atau INV-25001

2. Tanggal Penerbitan

Tanggal saat invoice dibuat. Biasanya format: DD/MM/YYYY atau DD-MM-YYYY

3. Jatuh Tempo (Due Date)

Tanggal kapan pembayaran harus diselesaikan. Contoh:

• Net 7: Jatuh tempo 7 hari setelah tanggal invoice
• Net 14: Jatuh tempo 14 hari
• Net 30: Jatuh tempo 1 bulan

4. Informasi Penjual (From)

• Nama bisnis/perusahaan
• Alamat lengkap
• Nomor telepon/WA
• Email bisnis
• Logo (opsional tapi direkomendasikan)

5. Informasi Pembeli (To)

• Nama pelanggan/perusahaan
• Alamat lengkap
• Kontak yang bisa dihubungi

6. Daftar Item (Line Items)

Untuk setiap item:

• Deskripsi: Nama barang/jasa
• Kuantitas: Jumlah barang/jam kerja
• Harga Satuan: Harga per unit
• Subtotal: Kuantitas × Harga Satuan

7. Subtotal

Total dari semua item sebelum pajak dan diskon

8. PPN (Pertambahan Nilai)

Persentase pajak (11% untuk Indonesia)

PPN = Subtotal × 11%

9. Diskon

Jika ada, bisa berupa:

• Persentase: Misalnya 10% dari subtotal
• Nominal Tetap: Misalnya Rp 500.000

10. Total Akhir

Total = Subtotal + PPN - Diskon + Materai (jika ada)

11. Materai (Bea Meterai)

Berdasarkan UU Bea Meterai:

• Rp 10.000 untuk dokumen dengan nominal > Rp 5.000.000
• Tidak perlu untuk nominal ≤ Rp 5.000.000

12. Informasi Pembayaran

• Nama bank
• Nomor rekening
• Atas nama rekening

Checklist Invoice yang Lengkap

• ✅ Nomor invoice unik
• ✅ Tanggal dan jatuh tempo
• ✅ Info penjual lengkap
• ✅ Info pembeli lengkap
• ✅ Daftar item dengan qty dan harga
• ✅ Subtotal dihitung benar
• ✅ PPN 11% (jika perlu)
• ✅ Diskon (jika ada)
• ✅ Total akhir benar
• ✅ Materai Rp 10.000 (jika > 5M)
• ✅ Info pembayaran lengkap

Cara Membuat Invoice Profesional

Metode 1: Aplikasi Faktur Invoice (Rekomendasi) ⭐

Cara paling cepat dan mudah untuk membuat invoice profesional dalam 15 detik.

Langkah 1: Isi Informasi Bisnis

1. Buka Aplikasi Faktur Invoice
2. Masukkan:
   • Nama bisnis/perusahaan
   • Alamat lengkap
   • Nomor telepon dan email
   • Upload logo (opsional)

Langkah 2: Isi Informasi Pelanggan

Masukkan data client:

• Nama pelanggan/perusahaan
• Alamat dan kontak
• Info yang akan menerima invoice

Langkah 3: Tambahkan Item

1. Klik "Tambah Item"
2. Masukkan deskripsi barang/jasa
3. Input jumlah (qty)
4. Masukkan harga satuan
5. Subtotal otomatis dihitung

Tambahkan sebanyak yang Anda butuh!

Langkah 4: Atur Pajak & Diskon

• Aktifkan PPN 11% jika Anda PKP
• Tambahkan diskon jika ada promosi
• Pilih tipe: persentase atau nominal

Langkah 5: Atur Detail Invoice

• Nomor invoice (otomatis dibuat)
• Tanggal invoice
• Jatuh tempo (default +14 hari)
• Catatan tambahan (opsional)

Langkah 6: Download atau Bagikan

• Klik "Pratinjau" untuk melihat hasil
• Pilih template: Dasar atau Profesional
• Klik "Download PDF" untuk simpan
• Atau "Bagikan ke WhatsApp" untuk kirim langsung ke client

Keuntungan Metode Ini:

• ✅ Hanya 15 detik dari awal sampai selesai
• ✅ Perhitungan otomatis (subtotal, PPN, diskon)
• ✅ Format Indonesia (Rupiah, PPN 11%)
• ✅ Auto-save di browser
• ✅ Tanpa registrasi, gratis selamanya
• ✅ Bisa dipakai di HP, tablet, atau komputer

Metode 2: Excel

Cara tradisional dengan spreadsheet:

1. Buka Excel/Google Sheets
2. Buat kolom: Deskripsi, Qty, Harga, Subtotal
3. Masukkan data item
4. Tambahkan rumus untuk subtotal
5. Tambahkan baris PPN dan diskon
6. Format agar rapi dan profesional
7. Print atau simpan sebagai PDF

Kekurangan Excel:

• Perhitungan manual (riski error)
• Tidak ada template bawaan
• Harus format sendiri setiap kali
• Tidak ada auto-save
• Tidak mobile-friendly

Metode 3: Google Docs/Canva

1. Buka Google Docs atau Canva
2. Cari template invoice
3. Edit dengan informasi Anda
4. Download sebagai PDF

Kekurangan:

• Perhitungan manual
• Tidak ada rumus otomatis
• Template terbatas

Rumus Perhitungan Invoice

Perhitungan invoice sebenarnya sederhana:

Rumus Dasar

Subtotal = Σ (Kuantitas × Harga Satuan)
PPN = Subtotal × 11%
Diskon % = Subtotal × (Diskon% / 100)
Diskon Tetap = Jumlah diskon langsung
Total = Subtotal + PPN - Diskon + Materai

Contoh Perhitungan Lengkap

Item 1: Jasa Desain Logo × 1 = Rp 2.500.000
Item 2: Jasa Branding × 1 = Rp 3.000.000

Subtotal = Rp 2.500.000 + Rp 3.000.000 = Rp 5.500.000
PPN (11%) = Rp 5.500.000 × 11% = Rp 605.000
Diskon (5%) = Rp 5.500.000 × 5% = Rp 275.000
Materai = Rp 10.000 (karena > Rp 5.000.000)

Total = Rp 5.500.000 + Rp 605.000 - Rp 275.000 + Rp 10.000
     = Rp 5.840.000

Dengan aplikasi invoice, semua perhitungan ini otomatis! Tidak perlu kalkulator lagi.

Contoh Invoice Profesional

Berikut adalah contoh invoice profesional yang bisa Anda lihat dan edit langsung:

Contoh 1: Invoice Jasa Freelancer (Tanpa PPN)

Invoice di atas menunjukkan format sederhana untuk freelancer:

• Tanpa PPN - Cocok untuk UMKM atau freelancer yang belum PKP
• Diskon 5% - Potongan harga untuk client loyal
• Jatuh tempo 7 hari - Payment terms yang jelas
• Total di bawah Rp 5 juta - Tidak perlu materai

---

Contoh 2: Invoice Toko Online (Dengan PPN 11%)

Invoice di atas menampilkan format profesional untuk bisnis:

• PPN 11% - Wajib untuk transaksi B2B atau PKP
• Materai Rp 10.000 - Karena total di atas Rp 5 juta
• Multi-item - Beberapa produk dalam satu invoice
• Jatuh tempo 14 hari - Net 14 payment terms

---

Contoh 3: Invoice Proyek Agency (DP + Pelunasan)

Untuk proyek besar yang menggunakan sistem pembayaran bertahap, berikut contoh invoice DP dan Pelunasan:

Invoice DP (Uang Muka 30%)

Catatan DP:

• Total Proyek: Rp 50.000.000
• DP 30%: Rp 15.000.000
• Jatuh tempo: 7 hari
• Materai: Rp 10.000 (karena > Rp 5 juta)

---

Invoice Pelunasan (Sisa 70%)

Catatan Pelunasan:

• Total Proyek: Rp 50.000.000
• DP Dibayar: Rp 15.000.000
• Sisa Pelunasan: Rp 35.000.000
• Progress: 100% (proyek selesai)
• Materai: Rp 10.000

Tips Membuat Invoice yang Baik

1. Gunakan Sistem Penomoran yang Konsisten

Format yang baik:

• INV-{YYMM}-{No Seri} → INV-2512-001
• INV/{No}/{Bulan}/{Tahun} → INV-001/12/2025
• {Kode Proyek}-{No} → WEB-001

Jangan:

• Invoice-001
• Faktur1
• Untitled

2. Tulis dengan Bahasa Profesional

✅ Baik:

• "Mohon pembayaran ditransfer dalam 14 hari"
• "Terima kasih atas kerjasamanya"

❌ Buruk:

• "Bayar ya, cepet!"
• "Makasih udah order"

3. Sertakan Detail Pembayaran Lengkap

Pastikan invoice Anda mencakup:

• Nama bank jelas
• Nomor rekening lengkap
• Atas nama rekening

Kurangi pertanyaan client dengan menyediakan semua info.

4. Atur Jatuh Tempo yang Realistis

• Net 7 untuk client baru atau kecil
• Net 14 untuk client regular
• Net 30 untuk proyek besar/B2B

Jangan terlalu ketat (Net 3 hari) atau terlalu longgar (Net 60 hari).

5. Tambahkan Catatan atau Syarat Pembayaran

Contoh catatan:

• "Pembayaran transfer sebelum jatuh tempo"
• "Biaya transfer ditanggung pembayar"
• "Harga sudah termasuk PPN 11%"
• "Terima kasih atas kerjasamanya"

6. Gunakan Logo Profesional

Logo meningkatkan kredibilitas bisnis. Gunakan:

• Format PNG transparan
• Resolusi tinggi (min 300 DPI)
• Desain bersih dan simple
• Hindari logo blur atau pecah

7. Konsistensi Format

Gunakan format yang sama untuk semua invoice Anda:

• Font yang sama
• Tata letak yang sama
• Warna yang sama
• Struktur yang sama

Membuat brand identity yang kuat.

Hukum & Peraturan Invoice di Indonesia

Dasar Hukum Utama

1. UU KUP (Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan)

   • Mengatur kewajiban penyediaan faktur
   • Menetapkan kapan faktur harus dibuat

2. UU PPN (Pajak Pertambahan Nilai)

   • Mengatur tarif PPN 11%
   • Menentukan kewajiban PKP untuk mencantumkan PPN

3. PP 55/2022

   • Memberikan PTKP UMKM Rp 500 juta bebas pajak
   • Mengatur PPh Final 0.5% untuk UMKM

4. UU Bea Meterai

   • Mengatur pembebasan materai untuk dokumen ≤ Rp 5 juta
   • Menetapkan tarif materai Rp 10.000 untuk > Rp 5 juta

Kewajiban Membuat Invoice

Anda WAJIB membuat invoice jika:

• Menjual barang/jasa di Indonesia
• Terdaftar sebagai NPWP
• Memiliki omzet di atas batas tertentu
• Transaksi B2B atau kredit

Validitas Hukum Invoice

Invoice dianggap sah jika:

• ✅ Memiliki semua komponen wajib (lihat di atas)
• ✅ Nomor invoice unik dan terurut
• ✅ Ditandatangani penjual (disarankan)
• ✅ Memiliki materai jika nominal > Rp 5 juta
• ✅ Format sesuai praktik bisnis umum

Apakah tanpa tanda tangan sah? Ya, invoice tanpa tanda tangan bisa sah jika memiliki semua komponen wajib. Namun, tanda tangan meningkatkan kekuatan hukum dan kredibilitas.

Invoice vs Faktur Pajak

Perbedaan penting:

PENTING: Invoice generator kami adalah invoice biasa, bukan faktur pajak resmi. Untuk faktur pajak, gunakan sistem e-Faktur DJP.

Kesalahan Umum dalam Membuat Invoice

1. Nomor Invoice Tidak Terurut

❌ Salah: INV-001, INV-005, INV-002 ✅ Benar: INV-001, INV-002, INV-003

2. Tanggal dan Jatuh Tempo Tidak Jelas

❌ Salah: "Secepatnya" ✅ Benar: "07 Januari 2025 (Net 14 hari)"

3. Informasi Penjual/Pembeli Tidak Lengkap

❌ Salah: Hanya nama saja ✅ Benar: Nama + Alamat + Telepon + Email

4. Perhitungan Subtotal Salah

❌ Salah: Menghitung manual salah ✅ Benar: Gunakan aplikasi dengan perhitungan otomatis

5. Lupa Materai

❌ Salah: Invoice Rp 10 juta tanpa materai ✅ Benar: Invoice Rp 10 juta + Materai Rp 10.000

6. Tidak Ada Info Pembayaran

❌ Salah: Client harus tanya nomor rekening ✅ Benar: Semua info bank ada di invoice

7. Format Tidak Konsisten

❌ Salah: Setiap invoice beda font, warna, layout ✅ Benar: Gunakan template konsisten

8. Bahasa Tidak Profesional

❌ Salah: Singkatan, typo, bahasa kasar ✅ Benar: Formal, jelas, sopan

9. Tidak Ada Catatan

❌ Salah: Client tidak tahu syarat pembayaran ✅ Benar: Tambahkan catatan pembayaran jelas

10. Tidak Menyimpan Salinan

❌ Salah: Hilang jika client tidak bayar ✅ Benar: Simpan PDF, gunakan auto-save

FAQ Lengkap

Q1: Apakah invoice sah tanpa tanda tangan?

Jawaban: Ya, invoice bisa sah tanpa tanda tangan jika memiliki semua komponen wajib (nomor unik, tanggal, info penjual-pembeli, daftar item, subtotal, dll). Namun, tanda tangan sangat disarankan untuk meningkatkan kredibilitas dan kekuatan hukum, terutama untuk nominal besar atau client penting.

Q2: Kapan perlu materai Rp 10.000?

Jawaban: Materai Rp 10.000 diperlukan untuk dokumen (termasuk invoice) dengan nominal di atas Rp 5.000.000, berdasarkan UU Bea Meterai. Untuk invoice Rp 5.000.000 ke bawah, tidak perlu materai. Materai harus ditempel di dokumen fisik, bukan hanya dicantumkan secara tertulis.

Q3: Berapa lama invoice harus disimpan?

Jawaban:

• Wajib pajak: Minimum 10 tahun untuk keperluan pemeriksaan pajak
• Praktik bisnis: Minimum 3-5 tahun untuk perlindungan legal
• Rekomendasi: Simpan selamanya di cloud/storage digital

Gunakan penyimpanan digital (Google Drive, Dropbox, email) untuk keamanan jangka panjang.

Q4: Bisa pakai invoice ini untuk faktur pajak?

Jawaban: Tidak. Invoice generator kami adalah invoice biasa dengan PPN 11%, bukan faktur pajak resmi (e-Faktur). Faktur pajak harus dibuat melalui sistem DJP (Direktorat Jenderal Pajak) dan memiliki kode unik dari DJP. Invoice biasa bisa digunakan untuk catatan internal dan bukti pembayaran, tapi tidak untuk pelaporan pajak resmi sebagai faktur pajak.

Q5: Apakah perlu NPWP untuk buat invoice?

Jawaban:

• Secara hukum: Jika Anda melakukan bisnis dan menghasilkan pendapatan, Anda seharusnya memiliki NPWP
• Untuk invoice biasa: Tidak wajib mencantumkan NPWP di invoice, tapi disarankan untuk kredibilitas
• Untuk faktur pajak: WAJIB memiliki NPWP dan terdaftar sebagai PKP

Q6: Bagaimana format nomor invoice yang benar?

Jawaban: Format nomor invoice yang baik:

1. Terurut: INV-001, INV-002, INV-003
2. Unik: Tidak ada duplikat
3. Informatif: Bisa melihat periode/tahun

Format rekomendasi:

• INV-{Tahun}{Bulan}-{No} → INV-2512-001
• INV-{No}/{Bulan}/{Tahun} → INV-001/12/2025
• INV-{Kode Proyek}-{No} → WEB-001

Hindari: "Invoice-1", "Faktur Baru", atau nomor acak.

Q7: Apakah invoice bisa diedit setelah dikirim?

Jawaban:

• Secara praktik: Ya, bisa mengirim invoice revisi
• Secara hukum: Tergantung kesepakatan dengan client
• Cara terbaik: Kirim invoice baru dengan catatan "Revisi dari INV-XXX"

Jangan edit invoice yang sudah dikirim tanpa persetujuan client. Kirim invoice baru sebagai pengganti.

Q8: Bagaimana jika client tidak membayar invoice?

Jawaban:

1. Follow-up via WA/Email 3-7 hari setelah jatuh tempo
2. Tambahkan denda keterlambatan (jika ada kesepakatan)
3. Konsultasi legal jika nominal besar dan client menghindari pembayaran
4. Pertimbangkan penghentian layanan untuk kasus berat

Selalu buat catatan komunikasi sebagai bukti.

Buat Faktur Invoice Profesional Sekarang

Buat invoice profesional dalam hitungan detik dengan Aplikasi Faktur Invoice Gratis kami!

Fitur Unggulan:

• ✅ 100% Gratis - Tanpa biaya tersembunyi, gratis selamanya
• ✅ Tanpa Registrasi - Langsung pakai, tidak perlu buat akun
• ✅ Format Indonesia - PPN 11%, format Rupiah (1.000.000), tanggal Indonesia
• ✅ Mobile-Friendly - Buat invoice dari HP, tablet, atau komputer
• ✅ Auto-Save - Data otomatis tersimpan di browser Anda
• ✅ 2 Template Profesional - Pilih template Dasar atau Profesional
• ✅ Download PDF - Ekspor invoice sebagai PDF berkualitas tinggi
• ✅ Bagikan ke WhatsApp - Kirim invoice langsung ke client via WhatsApp
• ✅ Perhitungan Otomatis - Subtotal, PPN, diskon, materai otomatis
• ✅ Multi-Item - Tambahkan sebanyak yang Anda butuh

Cara Pakai:

1. Buka aplikasi faktur invoice
2. Isi informasi bisnis dan pelanggan
3. Tambahkan item barang/jasa
4. Atur PPN dan diskon
5. Download PDF atau bagikan ke WhatsApp

Waktu yang dibutuhkan: 15 detik!

Buat Invoice Sekarang →

Kesimpulan

Faktur invoice adalah dokumen penting yang tidak bisa diabaikan oleh pelaku bisnis. Dengan memahami jenis-jenis invoice, komponen wajib, dan cara membuatnya yang benar, Anda bisa:

1. Meningkatkan kredibilitas bisnis - Invoice profesional meningkatkan kepercayaan client
2. Mempercepat pembayaran - Invoice jelas dengan jatuh tempo yang tepat mendorong pembayaran cepat
3. Melindungi legal - Invoice yang sah perlindungan bisnis Anda dari sengketa
4. Memudahkan pembukuan - Invoice terurut memudahkan catatan keuangan
5. Menghindari masalah pajak - Invoice lengkap membantu pelaporan pajak yang benar

Jangan lagi pusing dengan membuat invoice manual di Excel atau Word. Gunakan aplikasi faktur invoice gratis kami untuk membuat invoice profesional dalam 15 detik - tanpa registrasi, dengan perhitungan otomatis, dan format Indonesia.

Mulai sekarang, kembangkan bisnis Anda dengan invoice yang profesional!

Artikel Terkait yang Mungkin Anda Butuh:

• Cara Membuat Invoice Profesional untuk Bisnis UMKM dan Freelancer